深圳市城市建设档案馆“为民服务”升级：数字化利用，一键查档更便捷

　　市民如在档案查询方面有困扰，也可通过线下方式现场查询城建档案。

　　热情周到的查档服务获得了市民的好评。

　　近年来，深圳市城市建设档案馆针对市民查档不便等痛点问题，打出了系列“组合拳”。此前，我市城建档案分散存放、查询效率低下、数字化程度不足等问题影响着档案利用的便捷度。为解决这些问题，市城建档案馆整合全市资源，建立目录中心，实现“一键检索”；推进档案数字化，提升查询效率；丰富线上线下查档渠道，推出“邮箱达”等服务，让市民无需等待、无需支付邮寄费用即可快速获取档案；优化排队模式，实现智能化叫号，减少等候时间；启动建筑物落图工作，提供可视化查询，解决工程项目新老名称不一致查询难等问题。

　　整合全市城建档案资源

　　建立目录中心　　

　　长期以来，深圳市建设工程档案分散存放于市、区各级档案管理机构。档案利用有时需要多处查询、东奔西走，极为不便。为解决此问题，市城建档案馆积极组织相关单位对各自保存的城建档案进行梳理并共享目录信息，成功整合了宝安区住房和建设事务中心、龙岗区城建档案室、罗湖区档案馆、南山区住宅保障中心、盐田区档案馆等单位的城建档案项目信息。目前，已搭建起市、区城建档案管理机构统一的信息化平台，并建立了全市城建档案目录中心，实现了全市建设工程档案信息的共享，利用者在任一机构查询城建档案均可实现“一键检索”，有效解决了因档案资源分散而导致的查找困难、利用不便等问题，实现“数据多跑路、群众少跑腿”。　　

　　开展“存量档案数字化

　　增量档案电子化”　　

　　档案的数字化管理是档案发展的必然趋势，也能大幅提升档案的查询利用效率。自2019年后，市城建档案馆已实现建设工程档案的双套制归档，要求档案移交单位在归档纸质载体档案的同时移交一套完整的电子档案。而对此前的进馆档案，市城建档案馆也组建起专业的数字化团队，对存量纸质档案开展数字化扫描工作。目前市城建档案馆已扫描24万余卷档案，并完成了全部房建类项目图纸的扫描，满足了95%以上普通市民的查档需求。　

　　丰富城建档案利用渠道

　　线上线下查档相结合　　

　　推行“互联网+城建档案”的查档模式，以广东省政务服务网为载体，充分发挥数字化档案优势，为市民提供城建档案的线上查询服务。市民足不出户，动动手指，就可以利用到城建档案。同时，深圳市城建档案馆也设立有城建档案查询窗口，市民如在档案查询方面有困扰，需要现场核验图纸等情况，也可通过线下方式现场查询城建档案。　　

　　革新城建档案获取方式

　　推出邮箱达服务　　

　　为充分发挥数字化档案和线上查档的优势，进一步提升利用者查档的便利程度。市城建档案馆在确保档案信息安全的前提下，在“线上便捷查档——邮寄达”的基础上，继续推出了数字化档案“邮箱达”服务，让线上查档的利用者无需等待、无需支付邮寄费用，快速便捷获取所需档案。

　　优化查档预约排队模式

　　实现智能化叫号　　

　　过去的城建档案查档排队形式为传统的现场取号，按顺序叫号办理。为减少市民查档等候时间，方便市民精确到某一具体时间段就能完成档案利用，市城建档案馆推出了“预约+现场”的排队叫号体系。提前预约的市民，不仅无需现场登记，还可在所预约的时间段优先办理业务。　　

　　启动建筑物落图工作

　　提供可视化查询　　

　　在工程建设中，建筑物的实际使用名称和报建的工程名称不一致是一个普遍存在的现象。这也为城建档案查询带来了困难，市民往往要多方打听，四处了解某建筑的“老名称”。为解决这一问题，市城建档案馆针对馆藏项目开展了落图工作，将城建档案对应的工程位置标注在地图上，实现依托GIS定位的查档服务。一来，该地图同时载有建筑物的工程名称和现使用名称，可以很轻松地从“新名称”查到“老名称”。二来，即使名称变动未能及时录入，市民也可通过建筑物实际位置，用地图查到所需利用档案的项目。通过对建筑物的落图，有效解决了因建筑物名称不一致而导致的利用困难问题，大幅提升了查档效率。

　　文：陈荣梅 王琳霖 卢鸿斌

　　图：深圳市城市建设档案馆

　　制版：叶敏坚 王娟娟 黄炽林